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April 17, 2005

中小企業の個人情報保護2

トーマツ環境品質研究所のコンサルタントのお話しを聞く機会がありました。
同社は、ISOやISMS,Pマークなどの取得支援の他、人事制度、CSRなどについても小回りの利くサービスを提供されています。

個人情報保護法の全面施行から半月経ちましたが、中小企業にとっては、何が変わったのだが、まだピンと来ていない場合が多いかもしれません。
大手企業の下請け・外注先である企業は、Pマークの取得を求められたり、秘密保持契約を求められたりと言う事がきっかけで、何となく対策しておかないと・・。と思っているケースもあるようです。
ただ、個人情報を持たずに会社を運営して行く事は難しい訳ですし、この法律で言う「個人情報取扱い事業者」に該当するか否かに関わらず、取扱いに関してシビアな目で見られる時代ですから、思いがけない危機にさらされるリスクは高まっている訳です。

幾つかの身近な例を挙げてみましょう。

DM送付はできなくなるのか?
商工会名簿や登記情報、電話帳、企業情報年鑑などを基にDMを出したり、直接営業をかけるのはダメなのか?と言う問題。
例えば、東京商工会議所の会員名簿だけでも85,000件の企業情報が掲載されています。まずこれらを持っていると個人情報取扱い事業者になるのかというと微妙ですね。ただ、これらは基本的に公開データなので、特に自社で加工(宛名書きソフトに入力するなど)していなければ、保有個人データとはいえないのではないでしょうか。

確かに、これらの名簿に掲載された人たちは、掲載の了解はしているものの、それに基づいてDMや売込みを受けることを許可しているわけではありません。だから「何処で俺の名前を聞いたんだ?」って話しになるかもしれません。

そういう時には、「公開データを拝見させていただきました」と言うのがいいでしょう。
断定的なことは言えませんが、保有個人データではないので、利用制限の対象にはならないはず。いずれにしても、何か言われたときの対応は考えておいた方がよさそうですね。

取引先から監査条項の入った契約を求められた場合
取引先から守秘義務契約の締結を求められることがありますが、その中に「事前の通告なしに監査することができる」と言う条項の入っている場合があります。
ただ、当社でもそうなのですが、秘密情報は厳重に管理しているものの、複数のクライアントの秘密情報を同時に取り扱っているので、特定の一社の通告なし監査を容易に受付けることは出来ません。

秘密保持契約や守秘義務契約のフォーマットの中には、上記のような二社監査の条項が盛り込まれているものもありますが、法律的にも、Pマーク取得要件(JIS Q 15001)にも二社監査は必要条件とはされていません。契約に際しては条文をよく確認して、自社及び自社の管理する秘密情報を適切に防衛できるよう、備えておかないと行けないですね。

このように、身近な問題の中にも気をつけておかなければならないことは沢山あります。
日々、勉強して備えておかなくてはいけませんね。

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Comments

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